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Die Ablauforganisation mag im ersten Moment etwas kompliziert erscheinen. Aber keine Sorge, mit diesem Artikel fällt dir das Thema leichter!
Hier erfährst du:
…. was der Begriff Ablauforganisation genau bedeutet,
…. welche Aufgaben sich dahinter verbergen,
…. welche Konzepte und Dimensionen (mit Beispielen zur Darstellung) dazu gehören,
…. welche Ziele damit verfolgt werden sollen und
…. am Ende noch kurz der Unterschied zur Aufbauorganisation.
Also fangen wir doch gleich mal an!
Inhalt
Definition – Was ist eine Ablauforganisation?
Die Ablauforganisation (heute bekannter unter den Begriffen: Prozessmanagement und Workflow-Management) ist Teil der betrieblichen Organisation und gliedert Arbeitsabläufe ein, unter Berücksichtigung von Arbeitsinhalt, -zeit, -raum und -zuordnungen.
Arbeitsprozesse werden hierbei so gestaltet, dass sie optimal auf die Erfüllung von betrieblichen Teilaufgaben beziehungsweise Arbeitsvorgängen ausgerichtet sind.
Als Teil der Aufbauorganisation wurden zuvor Subsysteme des Unternehmens definiert, die jetzt durch die Ablauforganisation mit Arbeitsbeziehungen ergänzt werden können.
Aufgaben der Ablauforganisation
Das Augenmerk liegt hier immer auf dem Hauptziel der Ablauforganisation → die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu steigern
Hauptaufgabe der Ablauforganisation ist, die durchzuführenden Arbeitsschritte ideal aufeinander abzustimmen.
Dafür werden die Arbeitsabläufe nach vier Kriterien geordnet (Arbeitsinhalt, -zeit, -raum und -zuordnung), um die wichtigen Bestandteile von Anfang an bei der Planung mit einzubeziehen.
Ich habe dir hier eine Grafik mitgebracht zur groben Übersicht.
Du kannst sie dir hier auch noch als PDF-Dokument herunterladen, falls du sie brauchst.
Diese Ordnung des Arbeitsablaufes wird im Folgenden etwas genauer erklärt, um verstehen zu können, was die einzelnen Bereiche beinhalten.
Konzepte der Ablauforganisation
Innerhalb der Ablauforganisation gibt es unterschiedliche Konzepte, wie die Organisation von Prozessen ermöglicht werden kann. Diese werden im Folgenden einzeln genauer ausgeführt.
Klick doch einfach mal alles durch!
Stellenübergreifende Arbeitsschritte werden hier miteinander verknüpft, was am Ende einen Arbeitsprozess bildet.
Dies wird durch drei Phasen realisiert:
- Analyse der Prozesse → um die bestehende Situation durchleuchten zu können
- Vorhandene Prozesselemente auf die Stellen verteilen
- Prozesse koordinieren
Wichtig: Keine Unterscheidung zwischen Ablauf- und Aufbauorganisation, da die Prozesse und Strukturen als Ganzes betrachtet werden.
Ausgangspunkt bildet hier die Aufgabe der Gesamtunternehmung.
Eine Hauptaufgabe wird (differenziert nach Aufbau und Ablauf) in weitere Unteraufgaben unterteilt.
Die Vorgehensweise sieht so aus:
Mögliche Elemente sind hier Aufgaben beziehungsweise Aktivitäten. Eine Vorgänger-Nachfolger-Beziehung realisiert dann die Darstellung, ergänzt durch Material- und Informationsflüsse.
Analyse-Synthese-Konzept
Der Ablaufplan dient als Erweiterung zur Arbeitsorganisation und beinhaltet die folgenden Elemente: Arbeitsverteilung, Gruppierung, Reihenfolge, Leistungsabstimmung, Anfangs- und Ablaufbedingungen und der Transport.
Diese Elemente werden nun etwas genauer ausgeführt:
Dimensionen der Ablauforganisation
Ich habe dir hier eine Grafik mitgebracht, die alle Dimensionen der Ablauforganisation einmal grob darstellt.
Diese Grafik könnt ihr euch hier auch als PDF-Dokument anschauen und herunterladen:
Die funktionsorientierte Ablauforganisation zerlegt Arbeitsabläufe in einzelne Arbeitsschritte.
Darstellung mittels Flussdiagramm oder einer EPK (Ereignisgesteuerten Prozesskette, wie hier im Beispiel)
Die raumorientierte Dimension der Ablauforganisation befasst sich mit der Gestaltung der Arbeitsplätze und Anordnung der Räume.
Zum Beispiel sind Informationsflüsse oder die Transportzeiten von Materialien (etc.) mit einzuberechnen, damit am Ende die Wege perfekt aufeinander abgestimmt sind.
Die Darstellung erfolgt durch ein Raumdiagramm.
Sie legt Beginn, Ende und die Dauer von einem Arbeitsschritt fest und stimmt alles optimal aufeinander ab, damit keine Zeit verloren geht.
Die Darstellung erfolgt durch die Netzplantechnik (siehe Beispiel) oder einem Balkendiagramm.
Welche Ziele verfolgt die Ablauforganisation?
Monetäre Ziele: höherer Umsatz, maximierter Gewinn…
Qualitative Ziele: lassen sich nicht messen, aber dienen grundsätzlich als Grundlage für quantitative Ziele. Ein Beispiel hierfür wäre: Kundenzufriedenheit verbessern.
Die Ablauforganisation verfolgt qualitative und periodenbezogene monetäre Ziele. Hier ein paar Beispiele, welche Ziele das sein könnten:
Komplexität reduzieren
Auslastung der Kapazitäten optimieren
Fehler in Entscheidungen und Produktion verringern
Transport- und Verteilaufwendungen reduzieren (durch die optimierte Arbeitsplatzanordnung)
Steigerung der Qualität, hinsichtlich Bearbeitung eines Vorgangs, aber auch den Arbeitsbedingungen.
Durchlauf-, Warte-, Leerlauf- und Verteilzeiten reduzieren, um damit zusätzlich noch die Termintreue des Unternehmens zu erhöhen.
Weitere Ziele sind, die Kosten im Unternehmen zu senken und gleichzeitig die Qualität zu sichern beziehungsweise zu steigern. Wie du sicher schon sehen kannst, stehen die beiden in einem Zielkonflikt zueinander.
Deshalb wird diese Situation auch als das “Dilemma der Ablauforganisation” bezeichnet.
Durchlaufzeit: Zeitspanne, die ein Arbeitsprojekt benötigt, um das System zu durchlaufen.
Unterschiede zur Aufbauorganisation
Ablauforganisation befasst sich also mit der Prozessgestaltung in einem Unternehmen und legt alles fest, was innerhalb dieser Prozesse passiert. Also wer macht was, wann, wo, wie, womit.
Prozesse sind so zu optimieren, dass die Ziele (mit besonderem Fokus auf die Steigerung der Wirtschaftlichkeit) erreicht werden.
Die Aufbauorganisation hingegen ist sozusagen der Schritt davor. Sie legt die internen Strukturen eines Unternehmens fest, bildet Abteilungen und verteilt Mitarbeiter auf diese.
Anschließend ist dies in einem Organigramm darzustellen, wo nun auch Weisungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten zu sehen sind.
Zusammenfassung Ablauforganisation
Sie legt fest: was, womit, wann, wo, wie, von wem gemacht werden muss.
Das Hauptziel ist hierbei, alle Prozesse im Unternehmen so zu gestalten, dass die vorhandenen Ressourcen optimal verteilt werden. Dies ermöglicht am Ende die Durchlaufzeiten für jedes Projekt so zu minimieren, dass die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens gesteigert werden kann.
FAQ
Was regelt Ablauforganisation?
Die Ablauforganisation regelt die Prozesse, die innerhalb eines Unternehmens stattfinden.
Hierbei orientiert man sich an folgenden Kriterien:
Arbeitsinhalt (was muss womit gemacht werden?),
Arbeitszeit (wann muss was gemacht werden?),
Arbeitsraum (wo muss was gemacht werden?),
Arbeitszuordnung (wer macht was?).
Welche Ablauforganisation gibt es?
Es gibt drei Arten:
funktionsorientiert (was in welcher Reihenfolge),
raumorientiert (Arbeitsplätze gestalten, Räume anordnen) und
zeitorientiert (Beginn, Ende, Dauer von einem Arbeitsschritt festlegen und alles optimal aufeinander abstimmen)
Was sind Ziele der Ablauforganisation?
Hauptziel: die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens steigern
- vorhandene Ressourcen effizient einsetzen
- Kapazitätsauslastung maximieren und gleichzeitig die Durchlaufzeit minimieren
- Kosten im Unternehmen senken und gleichzeitig die Qualität halten/steigern
Aufbau- und Ablauforganisation sind kein Ding? Dann schau mal hier rein: Einliniensystem!
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