Es gibt immer mal wieder Situationen, in denen du eine Zeugniskopie einreichen musst, z.B. wenn du dich an einer Universität oder auf eine freie Stelle bewirbst. Aber musstest du dein Zeugnis auch schon mal beglaubigen lassen?
Nein? Kein Grund zur Sorge, das ist ganz einfach. Wir erklären dir…
… was eine Beglaubigung überhaupt ist,
… wie sie vonstatten geht,
… wo du dein Zeugnis beglaubigen lassen kannst.
Schauen wir uns die Sache also mal genauer an.
Was ist eine Beglaubigung?
Gut zu wissen: In den allermeisten Fällen ist es gar nicht notwendig, dein Zeugnis für eine Bewerbung beglaubigen zu lassen. In der Regel reicht es aus, eine einfache Kopie oder einen Scan des Dokuments mitzuschicken.
Manchmal verlangen Arbeitgeber oder Universitäten aber doch ausdrücklich, dass du ihnen eine beglaubigte Zeugniskopie zukommen lässt.
Eine Beglaubigung ist die Bestätigung der Echtheit einer Kopie eines Dokuments. Es wird festgestellt und bestätigt, ob diese Kopie dem Original entspricht, oder ob irgendwas daran verändert (also gefälscht) wurde.
Dabei wird nur die Kopie mit dem Original verglichen – es wird in der Regel nicht überprüft, ob es sich beim Original tatsächlich um ein unverändertes Original handelt.
Wenn du eine Beglaubigung brauchst, wird das genauso in der Stellenausschreibung oder der Erklärung des Bewerbungsprozesses stehen. Achte also immer auf die Formulierung und den genauen Wortlaut.
Zeugnis beglaubigen lassen – wie geht’s?
Um dein Zeugnis beglaubigen zu lassen, kannst du dich an mehrere Stellen wenden. Der Prozess der Beglaubigung selbst ist denkbar einfach:
Du legst das Original vor, das dann mit der Kopie abgeglichen wird. Die Kopie kannst du selbst anfertigen, in manchen Fällen aber auch vor Ort machen lassen. Stimmt alles überein, wird das mit Unterschrift und Stempel bestätigt und die Kopie ist beglaubigt.
Wichtig: Das Originaldokument ist zwingend notwendig. Du kannst eine Kopie von deinem Zeugnis nicht anhand einer weiteren Kopie beglaubigen lassen.
Beachte außerdem, dass eine Kopie der beglaubigten Kopie nicht mehr als beglaubigt gilt. Wenn du also mehr als eine Beglaubigung brauchst, musst du mehrere Kopien mitbringen oder anfertigen lassen und sie alle offiziell beglaubigen lassen.
Hier bekommst du beglaubigte Zeugniskopien
Du kannst dir dein Zeugnis von der Schule bzw. Universität beglaubigen lassen, die dir das Zeugnis ursprünglich ausgestellt hast. Wende dich dafür einfach an das Sekretariat.
Solltest du dein Originalzeugnis nicht mehr auffinden können, kannst du dir von der Schule außerdem auch ein Ersatzzeugnis ausstellen lassen. Das geht sogar noch 30 bis 50 Jahre (je nach Bundesland) nachdem du deinen Abschluss gemacht hast.
Eine beglaubigte Zeugniskopie kannst du auch von einem Notar bekommen.
Beachte dabei, dass du hierfür in der Regel einen Termin brauchst und mit Kosten um die 10 Euro rechnen musst. Darüber hinaus fertigt der Notar oft selbst eine Kopie vor Ort an, auch wenn es natürlich nicht schadet, deine eigene Kopie dabeizuhaben.
Beim Bürgeramt kannst du dein Zeugnis oft spontan ohne Termin beglaubigen lassen, aber auch hier kostet das etwas. Je nach Stadt können 5 bis 35 Euro anfallen.
Eine Kopie kannst du selbst mitbringen, oder auch vor Ort anfertigen lassen, das kostet aber oft noch einmal extra (Kosten pro Seite, zwischen 0,10 und 1 Euro).
Neben dem Bürgeramt können auch andere siegelführende Behörden eine Beglaubigung vornehmen. Dazu zählen z.B. Gemeinde-, Stadt- oder Kreisverwaltungen sowie untere Verwaltungsbehörden und Landkreise.
Was viele nicht wissen: Theoretisch kann man sich sein Zeugnis auch von (einigen, nicht allen) Pfarrämtern und Krankenkassen beglaubigen lassen.
Hier ist aber Vorsicht geboten: Beglaubigungen von diesen Stellen werden oft gar nicht anerkannt bzw. von vornherein explizit ausgeschlossen.
Erkundige dich im Voraus, ob du eine Beglaubigung vom Pfarrer oder deiner Krankenkasse überhaupt einreichen darfst.
Und schon bist du vorbereitet, falls du in Zukunft einmal dein Zeugnis beglaubigen lassen musst! Wir hoffen, dass wir dir weiterhelfen konnten. Vielleicht interessiert dich als nächstes eines dieser Themen:
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